איזה מסמך נחשב מסמך נוטריוני

מסמך נוטריוני הוא אישור שנערך בהתאם לסמכויות הנוטריון: אימות חתימה, אישור העתק, אישור נכונות תרגום, תצהיר, אישור חיים או פעולה אחרת המותרת בדין. לעיתים הוא כולל את האישור עצמו ולצדו מסמך מקור, תרגום, העתק או נספחים. החבילה צריכה להיות שלמה, מחוברת ומסומנת כפי שנערכה על ידי הנוטריון.

אם הלקוח מחזיק רק צילום של האישור או עמוד שנפרד מהנספחים, אי אפשר להניח שניתן להוסיף עליו אפוסטיל. לפני הפנייה בודקים שהמסמך המקורי או הקובץ האלקטרוני התקף נמצא ברשותכם ושכל העמודים שייכים לאותו אישור.

הכנת עותקים נוספים מראש:

אם אותו אישור נוטריוני מיועד לשתי רשויות, כדאי לברר אם כל אחת תשמור את המקור. לעיתים נכון להזמין מראש עותק נוטריוני נוסף ולהוסיף לו אפוסטיל נפרד, במקום לנסות להחזיר מסמך שכבר נמסר בחו״ל. צילום רגיל של חבילה מאומתת אינו בהכרח תחליף.

בכל עותק בודקים שהנספחים, מספרי העמודים והחתימות זהים. כאשר עותק אחד כולל דף שחסר באחר, האפוסטיל אינו פותר את הפער. ניהול העותקים לפני האימות חוסך עבודה חוזרת ומשלוח בין־לאומי דחוף.

מה מאמת האפוסטיל על אישור נוטריוני

האפוסטיל מאשר שהחתימה והחותם שעל האישור הנוטריוני שייכים לנוטריון המוסמך כפי שהם מוכרים לרשות המנפיקה. הוא אינו קובע שהעובדות שעליהן הצהיר החותם נכונות, אינו בודק את איכות העסקה ואינו מחליף את שיקול הדעת של הגוף הזר.

לדוגמה, באישור נכונות תרגום האפוסטיל מאמת את חתימת הנוטריון על האישור. הוא אינו משווה בעצמו בין המקור לתרגום. באימות חתימה הוא אינו מאשר את תוכן ייפוי הכוח, אלא את האישור הנוטריוני שניתן על החתימה.

מי מנפיק אפוסטיל למסמך נוטריוני בישראל

המסלול הרגיל לאימות חתימות נוטריונים בישראל נמצא באחריות הרשות השופטת. ניתן לקבל תעודת אפוסטיל או, כאשר המדינה אינה במסלול האמנה, תעודת אימות שאינה על פי האמנה בהתאם לדרישה. לפני ההגעה מומלץ לבדוק בעמוד השירות הרשמי את מקום השירות, שעות הקבלה, האגרה ואפשרויות ההגשה המעודכנות.

אין לבלבל בין מסלול זה לבין אפוסטיל משרד החוץ, המיועד לסוגים מסוימים של תעודות ציבוריות. אם החבילה כוללת גם תעודה ציבורית וגם תרגום נוטריוני, ייתכן שלכל שכבה יהיה מסלול נפרד.

האם צריך אפוסטיל על המקור, על התרגום או על שניהם

התשובה נקבעת לפי הדרישה של הגוף בחו״ל. יש רשויות שמבקשות תעודה ציבורית מקורית עם אפוסטיל ולאחריה תרגום. אחרות מבקשות שהתרגום הנוטריוני עצמו יישא אפוסטיל. בתיקים מסוימים נדרש אימות לשני המסמכים, במיוחד כאשר המקור והתרגום משמשים יחד כחבילה אחת.

לפני הזמנת השירות מעבירים את נוסח ההנחיה. אם כתוב “apostilled translation”, “apostille on notarization” או “legalized original”, לכל ביטוי משמעות אחרת. כאשר הנוסח אינו ברור, עדיף לשאול את הגוף המקבל ולא לבצע שתי פעולות יקרות שאחת מהן אינה נדרשת.

אפוסטיל נייר לעומת אפוסטיל דיגיטלי

אישור נוטריוני יכול להיערך בנייר או באופן אלקטרוני בהתאם למסלול הקבוע. אפוסטיל דיגיטלי מצורף לקובץ אלקטרוני חתום וניתן לאימות מקוון. הוא אינו זהה לסריקה של אישור נייר. כאשר מעבירים קובץ כזה, שומרים את הקובץ המקורי ולא מדפיסים וסורקים מחדש באופן שמנתק אותו מהחתימות הדיגיטליות.

הבחירה בין נייר לדיגיטל צריכה להתאים לדרישות הגוף המקבל. מוסדות מסוימים מקבלים העלאה למערכת ומעדיפים קובץ, ואחרים דורשים מסמך פיזי. עמוד אפוסטיל בישראל מסביר כיצד לבחור מסלול לפני תחילת העבודה.

תרגום של האפוסטיל ושל האישור הנוטריוני

כאשר הרשות הזרה אינה קוראת עברית, ייתכן שהיא תבקש לתרגם גם את נוסח האישור הנוטריוני ואת האפוסטיל. תרגום של התעודה בלבד עלול להשאיר חלק מהחבילה בשפה שאינה מובנת. מצד שני, אין צורך לתרגם אוטומטית כל חותמת אם הגוף מקבל את הטופס הרב־לשוני או קובע כלל אחר.

כדי להימנע מכפילות, מחליטים מראש האם התרגום ייעשה לפני האפוסטיל או לאחריו. אם צריך לתרגם את האפוסטיל עצמו, התרגום יתבצע לאחר קבלתו. למידע על הכנת תרגום ניתן לעבור לעמוד אישור נכונות תרגום.

בדיקת המסמך לפני היציאה לבית המשפט:

• האם בידכם האישור המקורי או הקובץ הדיגיטלי התקף.
• האם כל הנספחים והעמודים מחוברים לאישור.
• האם שם הנוטריון, החתימה והחותם ברורים.
• האם מדינת היעד חברה באמנה ביחסים הרלוונטיים.
• האם הגוף המקבל דורש אפוסטיל על האישור הנוטריוני דווקא.
• האם נדרשים עותקים נוספים או תרגום של האפוסטיל.

בדיקה זו חשובה במיוחד כאשר הוכנו כמה אישורים דומים. כל עותק נוטריוני שמיועד לשימוש עצמאי עשוי לדרוש אימות משלו.

טעויות נפוצות באפוסטיל למסמך נוטריוני

טעות אחת היא לפרק את הסרט או את החיבור שבין האישור לנספחים כדי לצלם את הדפים. טעות אחרת היא להוסיף עמוד לאחר חתימת הנוטריון. גם צילום של האישור אינו תחליף למקור כאשר נדרש מסמך נייר.

לקוחות לעיתים מגיעים למשרד החוץ במקום לבית המשפט, או מוסיפים אפוסטיל לתרגום בעוד שהרשות ביקשה אותו על התעודה הציבורית. טעות נוספת היא להזמין אפוסטיל דיגיטלי בלי לוודא שהמערכת בחו״ל מקבלת קובץ חתום. בירור קצר מראש חוסך תשלום ועיכוב.

מסירת המסמך ושמירת שרשרת האימות

לאחר קבלת האפוסטיל אין להפרידו מהאישור הנוטריוני או לשנות את סדר העמודים. אם המסמך נשלח בדואר, אורזים אותו כך שהסרט, המדבקה או החותם לא ייפגעו. במסמך דיגיטלי שומרים את הקובץ המקורי ואת פרטי האימות.

מומלץ ליצור עותק סרוק לפני המשלוח ולתעד למי נשלח המקור. אם הגוף בחו״ל מבקש השלמה, יהיה קל לזהות אם הוא מתייחס למסמך הנוטריוני או לאפוסטיל.

שאלות נפוצות על אפוסטיל למסמך נוטריוני

האם האפוסטיל מוכיח שהתרגום נכון?

לא. הוא מאמת את החתימה ואת המעמד הרשמי של הנוטריון. נכונות התרגום נבחנת במסגרת האישור הנוטריוני עצמו.

צריך אפוסטיל לכל עותק?

כאשר כל עותק אמור לשמש כמסמך עצמאי, בדרך כלל צריך לבדוק אם נדרש אימות נפרד לכל אחד. אין להניח שאפוסטיל אחד מכסה חבילות אחרות שלא צורפו אליו.

אפשר לקבל אפוסטיל לאחר שהמסמך נשלח לחו״ל?

בדרך כלל יש צורך שהמסמך המקורי או הקובץ התקף יהיה זמין לרשות המנפיקה בישראל. אם הוא כבר בחו״ל, בודקים האם ניתן להחזירו או להפיק אישור חדש.

לפני שמוסיפים אפוסטיל: שלחו צילום מלא של האישור הנוטריוני ואת הדרישה מהגוף בחו״ל. כך ניתן לברר אם האפוסטיל צריך להינתן על האישור, על התעודה הציבורית או על שניהם, והאם עדיף מסלול נייר או מסלול דיגיטלי.