מה הופך אישור נוטריוני לאלקטרוני

אישור אלקטרוני תקף נחתם בחתימה אלקטרונית נוטריונית מאושרת. עצם העובדה שהמסמך נמצא בפורמט PDF אינה מספיקה. סריקה של אישור נייר היא העתק דיגיטלי של מסמך פיזי, בעוד אישור אלקטרוני נוצר כמסמך מקורי במרחב הדיגיטלי.

משרד המשפטים מפעיל שירות רשמי לעריכת אישור נוטריוני אלקטרוני ואימותו באפוסטיל דיגיטלי. הקובץ צריך להישמר בשלמותו כדי שניתן יהיה לבדוק את החתימה.

אילו פעולות יכולות להתאים למסלול דיגיטלי

האפשרות הטכנית אינה מבטלת את דרישות הפעולה. אם נדרש חותם להתייצב, להזדהות או לחתום בפני הנוטריון, צריך לקיים זאת בדרך שהדין מאפשר. המסמך הסופי יכול להיות אלקטרוני, אך ההליך עצמו אינו בהכרח מרחוק.

תרגום נוטריוני, העתק מאושר או אישור אחר עשויים להתאים לפי נסיבותיהם. בודקים כל פעולה בנפרד ולא מניחים שכל שירות ניתן להשלים רק באמצעות שליחת צילום.

הבדל בין חתימה אלקטרונית לסריקה

סריקה מציגה תמונה של חתימה וחותמת. היא אינה מאפשרת בהכרח לוודא שהקובץ לא השתנה לאחר הסריקה. חתימה אלקטרונית מאושרת מצרפת נתוני אימות שמאפשרים לבדוק את זהות החותם ושלמות המסמך.

כאשר שולחים קובץ חתום, אין להדפיס ולסרוק אותו מחדש אם הגוף רוצה לבדוק את החתימה הדיגיטלית. השמירה מחדש עלולה להסיר נתונים. מעבירים את הקובץ המקורי כפי שהתקבל.

איך הגוף המקבל מאמת את האישור

הבודק צריך לפתוח את הקובץ בתוכנה שמציגה את פרטי החתימה ולוודא שהחתימה תקפה ושלא נעשו שינויים. לעיתים קיימת גם אפשרות אימות במערכת ציבורית. אם הגוף המקבל אינו מכיר את התהליך, כדאי לשלוח לו הוראות קצרות או לשאול מראש אם הוא מקבל אישור דיגיטלי.

אין להסתפק בתמונה של המסך שמראה “חתום”. קובץ המקור הוא הראיה הטכנית. שמירתו חשובה גם בעת העברה בין עורך דין, לקוח ורשות.

אפוסטיל דיגיטלי לאישור נוטריוני

במקרים המתאימים ניתן לאמת אישור נוטריוני אלקטרוני באמצעות אפוסטיל דיגיטלי. זהו מסמך דיגיטלי נפרד או שכבת אימות שמאפשרת למדינה הזרה לבדוק את האישור. הוא אינו זהה לחותמת פיזית על נייר.

לפני ההפקה בודקים שמדינת היעד והגוף המקבל מקבלים אפוסטיל דיגיטלי. אם הם דורשים מקור נייר, ייתכן שהמסלול האלקטרוני לא יתאים. ראו גם אפוסטיל למסמך נוטריוני.

מתי עדיין צריך מסמך נייר

רשויות מסוימות, בנקים וגורמים במדינות שבהן מערכות האימות אינן מחוברות עשויים לדרוש אישור פיזי. גם עסקת מקרקעין, מסמך שמוגש למרשם מסוים או מסמך עם נספחים מקוריים יכולים להצריך נייר.

הבחירה אינה לפי העדפה אישית בלבד. מקבלים אישור מהגוף המקבל לפני העבודה. אם אין תשובה, בוחנים מהו הסיכון: מסמך דיגיטלי נוח, אך מסמך שהמערכת אינה יודעת לקרוא לא יסייע.

מסמכים מקוריים דיגיטליים

יותר רשויות מפיקות מסמכים חתומים דיגיטלית. כאשר מקור המסמך הוא קובץ, חשוב להעביר אותו ולא צילום שלו. הנוטריון צריך להבין מהו המקור שנבדק וכיצד ניתן לאמתו.

הדפסה של מסמך דיגיטלי יכולה להפוך אותו לעותק שאיבד את מנגנון האימות. לפני הכנת העתק נאמן למקור או תרגום, מבררים האם הגוף רוצה את הקובץ המקורי או גרסה מודפסת.

שמירה, אבטחה ופרטיות

אישור דיגיטלי יכול לכלול פרטי זהות, חוזים או מידע אישי. שומרים אותו במערכת מאובטחת, מגבילים הרשאות ולא שולחים בקישור פתוח. במקביל שומרים עותק גיבוי של הקובץ המקורי ולא רק של ההדפסה.

אם נשלחת גרסה מתוקנת, מוודאים שהקובץ הישן אינו ממשיך להסתובב. שם קובץ ברור ומספר גרסה עוזרים למנוע הגשה של מסמך שגוי.

סדר העבודה באישור אלקטרוני

מתחילים בבדיקת הדרישה, שולחים את המסמך המקורי, משלימים זיהוי וחתימה לפי הפעולה, ומפיקים אישור דיגיטלי חתום. לאחר מכן בודקים את החתימה, מוסיפים אפוסטיל אם נדרש ושולחים את הקובץ המקורי לגוף המקבל.

במקביל אפשר להכין הוראות אימות קצרות. אם מתברר שהגוף דורש נייר, אין להדפיס את הקובץ על דעת עצמנו כאילו זו הגרסה המקורית; פונים לנוטריון לבחירת המסלול הנכון. עמוד אישור נוטריוני מסביר את סוגי האישורים.

העברת הקובץ בין מערכות ושמירת האימות

מערכות דוא״ל ואחסון מסוימות משנות את שם הקובץ אך אינן אמורות לשנות את תוכנו. בכל זאת, לפני הגשה בודקים שהחתימה עדיין מוצגת כתקפה. אין לפתוח את ה־PDF בתוכנה ששומרת אותו מחדש, מוסיפה הערות או מאחדת אותו עם קובץ אחר ללא צורך.

אם הפורטל דורש גודל קובץ קטן, לא דוחסים את המסמך באופן שעלול לפגוע בחתימה. פונים לגוף המקבל לקבלת פתרון מתאים או מצרפים את הקובץ המקורי בדרך חלופית שאושרה. צילום מסך של האישור אינו תחליף לקובץ.

כאשר מצרפים כמה מסמכים אלקטרוניים, כל קובץ יכול לשאת חתימה משלו. איחוד שלהם לקובץ אחד עלול לפגוע באימות. לכן מסדרים אותם בתיקייה עם שמות ברורים ומוסיפים אינדקס נפרד שאינו משנה את הקבצים.

לפני מחיקה או החלפה שומרים עותק גיבוי. אם האישור נשלח לגוף זר, מתעדים איזה קובץ נשלח ובאיזה מועד, כדי שניתן יהיה לענות על שאלת אימות בהמשך.

שאלות נפוצות

האם אפשר לקבל אישור בלי להגיע למשרד?

לא בכל פעולה. דרישות הזיהוי, ההבנה והחתימה נשארות בתוקף. השאלה אם ניתן להשלים חלק מההליך מרחוק תלויה בסוג האישור ובדין.

האם PDF סרוק הוא אישור נוטריוני אלקטרוני?

לא. סריקה היא העתק של נייר. אישור אלקטרוני נחתם בחתימה אלקטרונית נוטריונית מאושרת וניתן לאימות דיגיטלי.

האם כל מדינה מקבלת אפוסטיל דיגיטלי?

לא בהכרח. יש לבדוק את מדינת היעד ואת הגוף הספציפי לפני שמפיקים את האישור.