הבדיקה מתחילה מהדרישה

לפני שבודקים את הנוסח, צריך להבין מה הגוף המקבל ביקש. יש הבדל בין דרישה לתרגום, לאישור נכונות תרגום, להעתק מאושר, לאימות חתימה או לאפוסטיל.

כאשר ההנחיה עמומה, מומלץ לבקש מהלקוח את ההודעה או הרשימה שקיבל. כך אפשר להימנע מהכנת אישור נכון מבחינה פורמלית אך לא מתאים למטרה.

בדיקת שלמות המסמך

נבדקים כל העמודים, הצד האחורי, חותמות, מדבקות, נספחים וטבלאות. צילום חתוך או עמוד חסר עלולים לשנות את המשמעות או למנוע תרגום מלא.

במסמכים מרובי עמודים חשוב לוודא את הסדר ואת הקשר בין הנספחים למסמך הראשי.

בדיקת שמות ופרטים מזהים

שמות נבדקים מול הדרכון או מסמך הייחוס שהלקוח מספק. תעתיק שונה בין מסמכים אינו תמיד טעות, אך הוא דורש החלטה מודעת ולעיתים הסבר.

נבדקים גם מספרי זהות, דרכון, תאריכים, כתובות, שמות הורים ומספרי רישום.

בקרת תרגום

בתרגום נוטריוני יש לבדוק לא רק את הטקסט הרציף אלא גם כותרות, חותמות, הערות שוליים, טבלאות, קיצורים והערות בכתב יד ככל שהן קריאות ורלוונטיות.

מונחים משפטיים ורשמיים נבחרים לפי ההקשר. תרגום מילולי שאינו מתאים למסמך עלול להטעות את הגוף המקבל.

בדיקת סוג האישור

המסמך הסופי צריך להתאים לפעולה שבוצעה בפועל. אימות חתימה, אישור העתק ואישור נכונות תרגום אינם שמות חלופיים לאותו שירות.

כאשר נדרש אפוסטיל, יש לוודא על איזה מסמך הוא ניתן ובאיזה מסלול.

בדיקת עותקים וחתימות

מספר העותקים משפיע על ההכנה ועל העלות. לפני המסירה נבדק שכל עותק כולל את כל העמודים והאישורים הנדרשים.

בפעולות המחייבות נוכחות נבדקת זהות החותם והחתימה מתבצעת בהתאם לדרישות הדין.

תיעוד ותיקון

אם מתגלה אי התאמה, עוצרים לפני המסירה ומבררים אותה. תיקון מוקדם עדיף על ניסיון להסביר מסמך שכבר הוגש.

בקרת איכות טובה אינה מבטיחה את החלטת הגוף המקבל, אך היא מצמצמת טעויות הנמצאות בשליטת המשרד והלקוח.

מידע ושירותים קשורים

בקרה במסמכים עם טבלאות ונתונים

מסמכי לימודים, תלושי שכר, דוחות בנק ותדפיסי חברה כוללים טבלאות צפופות ומספרים רבים. בבקרה נבדק שהסדר נשמר, שאין שורה שנשמטה ושכל סכום או ציון מופיע במקום המתאים.

כאשר טבלה אינה ניתנת לשחזור זהה מבחינה גרפית, חשוב לפחות לשמור על קשר ברור בין הכותרות לנתונים כדי שהקורא יוכל להבין את המסמך ללא פרשנות מיותרת.

בקרה במסמכים סרוקים

צילום מטושטש, צל על החותמת או קצה חסר יכולים לגרום לטעות. אם חלק מהמסמך אינו קריא, אין להשלים אותו מהשערה. מבקשים צילום חדש או מקור ברור יותר.

גם קובץ PDF שנראה תקין במסך יכול לכלול עמודים מסובבים או שכבה נסתרת. לכן נבדקת התצוגה המלאה לפני תחילת התרגום והאישור.

התאמה בין גרסה דיגיטלית למודפסת

כאשר הלקוח מקבל קובץ דיגיטלי וגם עותק מודפס, נבדק ששתי הגרסאות כוללות אותו תוכן ושאותם נספחים צורפו לכל אחת.

הבדיקה חשובה במיוחד כאשר המסמך נשלח תחילה בדוא״ל ובהמשך מוגש פיזית, כדי למנוע פער בין הגרסה שנבדקה לגרסה שנמסרה.

רשימת בדיקה לפני מסירה

לפני מסירה נבדקים שם הלקוח, שם הגוף המקבל, סוג האישור, מספר העותקים, שלמות העמודים והצורך האפשרי בשלב נוסף.

רשימת בדיקה מסודרת אינה מחליפה שיקול דעת מקצועי, אך היא מצמצמת טעויות חוזרות ומבטיחה שכל נקודה בסיסית נבחנה לפני שהמסמך יוצא מהמשרד.

בדיקה לפני תחילת טיפול

בכל פנייה בנושא בקרת איכות במסמכים נוטריוניים, מומלץ לשלוח צילום מלא של המסמך ואת דרישת הגוף המקבל. בדיקה מוקדמת מאפשרת להבין אם נדרש מקור, העתק, חתימה בפני נוטריון, תרגום, אפוסטיל או שילוב בין כמה פעולות.

המשרד אינו מניח שכל תיק זהה לתיק אחר. דרישה של בנק, קונסוליה, רשות ממשלתית, מוסד לימודים או גוף עסקי עשויה להשתנות, ולכן ההמלצה ניתנת לפי המסמך והמטרה שהוצגו בפועל.

פנייה למשרד

לקבלת בדיקה ראשונית בנושא בקרת איכות במסמכים נוטריוניים, ניתן לפנות למשרד עורכי דין ונוטריון אירנה פיין בטלפון 051-553-3400 או בדוא״ל [email protected]. רצוי לציין כבר בפנייה הראשונה את סוג המסמך, שפת המקור, שפת היעד, המדינה או הגוף המקבל ומועד ההגשה.

כאשר נדרשת נוכחות אישית לצורך זיהוי או חתימה, ניתן לתאם הגעה למשרדי השירות ברחובות, תל אביב או חיפה.