איזה מסמך מוכיח מה

תעודת התאגדות מציגה את מועד ההקמה ומספר החברה. תדפיס חברה מציג סטטוס, כתובת ולעיתים בעלי תפקידים. תקנון כולל מטרות, הון וכללי ניהול. פרוטוקול או החלטה מאשרים עסקה, פתיחת חשבון או מינוי. אישור עורך דין או רואה חשבון יכול להוכיח מי מורשה לחייב את החברה.

גוף זר שמבקש “company documents” עלול להתכוון לחבילה שונה. לפני תרגום מבקשים רשימה מדויקת ותאריך מקסימלי למסמכים עדכניים.

שם החברה והצורה המשפטית

שם חברה ישראלית מופיע בעברית ולעיתים באנגלית. בתרגום לרוסית שומרים את השם הרשום ואת מספר החברה. אפשר להוסיף תעתיק קירילי, אך אין ליצור שם מסחרי חדש. הסיומת בע״מ מתורגמת באופן שמבהיר אחריות מוגבלת, בלי להציג את החברה כאילו התאגדה לפי הדין הרוסי.

כאשר יש חברה אם, סניף או מותג, מבחינים ביניהם. שימוש בשם המותג במקום בשם המשפטי עלול לגרום לבנק לפתוח תיק לישות הלא נכונה.

בעלי מניות, דירקטורים ומורשי חתימה

אלה שלוש קטגוריות שונות. בעל מניות מחזיק בזכות כלכלית; דירקטור מנהל ומפקח; מורשה חתימה רשאי לחייב את החברה לפי החלטותיה. התרגום צריך לשמור על ההבחנה ולא לכנות כל אדם “מנהל”.

אם נדרש אימות חתימה בשם חברה, עשויים להידרש תעודת התאגדות ואישור עדכני מעורך דין או רואה חשבון על סמכות החותם. משרד החוץ מפרסם דרישות דומות לפעולות קונסולריות של תאגידים.

תקנון ארוך ומונחים תאגידיים

תקנון כולל סעיפים על הון מניות, העברת מניות, אספות, דירקטוריון, חלוקת דיבידנד ושיפוי. מונחים ישראליים אינם תמיד מקבילים למבנה חברה במדינה אחרת. מתרגמים את המנגנון הקיים ולא “מתאימים” אותו לדין הרוסי.

מספור סעיפים וטבלאות נשמרים. אם הגוף הזר צריך רק סעיפים מסוימים, הוא צריך לאשר תרגום חלקי; אין להשמיט סעיפים על דעת המתרגם.

החלטות חברה ופרוטוקולים

החלטה לפתיחת חשבון, רכישת נכס או מינוי נציג צריכה לכלול את האורגן שקיבל אותה, מועד הישיבה, מניין חוקי, נוסח ההחלטה וחתימות. בתרגום בודקים שכל סמכות המוענקת לנציג תואמת לייפוי הכוח או לטופס הבנק.

כאשר פרוטוקול כולל כמה החלטות, מסמנים בבירור את ההחלטה הרלוונטית. שורה חסרה על זכות חתימה משותפת יכולה לשנות את דרך הפעלת החשבון.

מסמכים עדכניים וסטטוס החברה

בנקים ורשמים מבקשים לעיתים תדפיס שהונפק בחודשים האחרונים. תרגום של מסמך ישן אינו הופך אותו לעדכני. לפני הזמנה בודקים מועד הנפקה, סטטוס פעילה, כתובת ואזהרות על חובות או הפרות.

אם חל שינוי בדירקטורים או בשם החברה, מצרפים מסמך שמציג את השינוי ולא מסתמכים על הערת מתרגם.

אישור נוטריוני והעתק

גוף זר יכול לבקש תרגום נוטריוני, העתק מאושר של המסמך או אימות חתימה על החלטה. אלה פעולות שונות. תרגום תדפיס אינו מאמת חתימת מנהל, ואימות חתימה אינו מאשר שהתקנון עדכני.

למידע נוסף: אישור נכונות תרגום, אישור חתימה לחברה ו-העתק נאמן למקור.

אפוסטיל על מסמכי חברה

המסלול תלוי בסוג המסמך. מסמך ציבורי שהופק מרשם עשוי לעבור אימות שונה מהחלטה פרטית של חברה. לעיתים מאמתים את האישור הנוטריוני שנלווה למסמך. יש לברר מול הגוף הזר אם הוא דורש אפוסטיל על כל מסמך או על חבילה מאוגדת.

ראו אפוסטיל בישראל לפני הזמנת התרגומים.

בקרת שמות, מספרים וטבלאות

מבצעים בדיקה כפולה למספר חברה, הון רשום, מספרי מניות, אחוזי החזקה, תאריכים ושמות בעלי תפקידים. בטבלאות ארוכות אפשר להשתמש בבדיקה ממוחשבת, אך ההכרעה הסופית נעשית מול המקור. פסיק במקום נקודה או אפס חסר יכולים לשנות את משמעות הנתון.

שומרים מילון שמות לכל החבילה, כדי ששם אדם או חברה יופיע באותה צורה בתדפיס, בהחלטה, בייפוי הכוח ובטופס הבנק.

בניית חבילה עסקית נכונה

מתחילים בדרישת הגוף, אוספים רק מסמכים עדכניים, משווים שמות וסמכויות, קובעים איזה אישור נדרש ומכינים את החבילה בסדר הגיוני. לשירותים נוספים ניתן לעיין בעמוד נוטריון לעסקים.